Основные возможности сервиса WebAsyst Задания

1. Подключиться
2. Добавить задание
3. Настроить процесс
4. Организовать
5. Совместно пользоваться
6. Отчеты

Чтобы пользоваться WebAsyst, ваш компьютер должен быть подключен к интернету, и на нем должен быть установлен любой современный браузер:

Internet Explorer, Firefox, Safari или Opera.

Не требуется устанавливать никакое дополнительное программное обеспечение.

Существует два варианта использования WebAsyst:

Вариант 1: Создайте аккаунт на нашем сервере

Ваши файлы и данные хранятся на надежно защищенном и производительном сервере в интернете, доступном 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Для защиты от перехвата данных при передаче по открытым каналам интернета, WebAsyst предоставляет подключение SSL (Secure Socket Layer), которое повсеместно используется банками и платежными системами.

Вариант 2: Скачайте скрипты и установите на собственный сервер

Сервис WebAsyst Задания реализован с помощью программ (скриптов), написанных на языке PHP. Скрипты сервиса WebAsyst Задания, установленные на вашем сервере, будут работать точно также, как они работают на нашем. Все функции сервиса абсолютно идентичны в обоих вариантах использования WebAsyst. Подробнее про скрипты.

Под “заданием” мы понимаем описание требования или поручения, возложенного на исполнителя. Как правило, задания формулируются в виде обычного текста, иногда с приложенными файлами.

Форма добавления задания позволяет ввести текст с описанием задания и при необходимости прикрепить файлы, установить приоритет (Высокий, Средний, Низкий), статус (набор допустимых статусов определяется при настройке схемы процесса), и назначить исполнителя из числа пользователей вашего аккаунта.

Сервис WebAsyst Задания работает в связке с WebAsyst Проектами. Это позволяет связывать задания с работами, которые добавлены в проекты. Такая связь чрезвычайно удобна в тех случаях, когда вы работает над множеством проектов и по каждому из них требуется ставить задания. Группирование заданий по проектам и работам предоставляет возможность раздельной настройки схемы процесса для разных работ, прав доступа исполнителей и других участников проекта, а также позволяет лучше организовать большие списки заданий для быстрой и удобной навигации.

Процессом мы называем последовательное выполнение действий, в результате которых задание проходит путь от своего появления до полного завершения.

Схема процесса — это последовательность состояний (статусов), через которые задание проходит в процессе выполнения. В каждом состоянии задание может быть назначено различным исполнителям. Например, при добавлении задание приобретает статус “В работе”. Назначенный исполнитель выполняет свою часть работы и переводит задание в состояние “Проверка” другому исполнителю. Тот, выполнив проверку, либо закрывает задание (переводит в состояние “Завершено”), либо возвращает его в состояние “В работе” на доработку.

WebAsyst Задания позволяют произвольно настраивать схему процесса. При этом, если у вас установлен сервис WebAsyst Проекты, и задания сгруппированы по проектам и работам, то для каждой работы схема процесса настраивается отдельно. Такая организация позволяет очень гибко управлять отслеживанием исполнения заданий в много-проектной среде. Например, для проекта “Разработка веб-сайта” вы можете назначить одну группу исполнителей, и настроить процесс по схеме “разработка –> тестирование –> публикация”. Тогда как для проекта “Подготовка договоров с субподрядчиками” исполнителями наверняка будут другие люди, да и схема процесса скорее всего будет иной, например “черновик –> согласование с юристом –> утверждение –> отправка субподрядчику”.

Интерфейс сервиса WebAsyst Задания организован просто и не требует специального обучения. Слева панель с фильтрами, справа — основная рабочая область, в которой выводится список заданий, удовлетворяющих выбранному фильтру и, при необходимости, ограниченный проектом и работой.

Задания в списке отсортированы по приоритету (Высокий, Средний, Низкий) и по дате создания.

Использование фильтров для ограничения списка заданий

При продолжительном и активном использовании сервиса, накапливаются тысячи заданий в различных состояниях, назначенные разным исполнителям. Фильтры облегчают работу с большим списком заданий и позволяют показать в текущем списке только необходимые, например:

• Активные задания (со статусом отличным от Завершено)
• Задания добавленные сегодня, за неделю, за определенный период
• Мои задания (созданные мной или назначенные мне)
• “Забытые” задания, статус которых не меняется в течение долгого времени и т.д.

WebAsyst Задания позволяют создавать и настраивать собственные фильтры, а также предоставляют несколько стандартных фильтров, которые можно изменить или, при отсутствии в них необходимости, удалить.

Предоставление доступа к заданиям другим пользователям

В вашем WebAsyst аккаунте есть секция “Пользователи”, в которой можно создавать новых пользователей и настраивать им права доступа. Каждый пользователь будет иметь собственный логин и пароль для входа в аккаунт, где он сможет работать только с теми частями и функциями системы, к которым вы предоставите ему доступ.

Наследование прав к заданиями из проектов

Если вы используете WebAsyst Задания совместно с сервисом WebAsyst Проекты, то права доступа к заданиям будут унаследованы из прав на проекты. Иными словами, те пользователи, которые имеют настроенный доступ к проектам, автоматически получают доступ к заданиям, связанным с этими проектами.

Группы пользователей и групповые права доступа

Часто необходимо предоставить одинаковые права доступа нескольким пользователям. WebAsyst предоставляет мощные возможности по созданию групп пользователей и управлению групповыми правами. Такие возможности существенно упрощают настройку и использование всех сервисов WebAsyst, особенно при совместной работе с одним аккаунтом большого количества пользователей, например из различных отделов и подразделений вашей организации.

Чтобы не настраивать права доступа каждому индивидуально, создайте “группу пользователей”, настройте для нее права доступа, а потом добавьте необходимых пользователей в эту группу. Все эти пользователи унаследуют групповые права доступа.

Пользователь может входить в несколько групп, а также иметь персональные права доступа. В итоге его права доступа будут объединением прав всех групп, в которые он включен, а также его персональных прав.

WebAsyst Задания предоставляют несколько статистических отчетов. Перед выпуском каждого отчета допустим выбор различных комбинаций параметров, позволяющий задать нужный метод группирования, например, по приоритетам и по проектам, по исполнителям, по статусам и работам.

Пример отчета «Список работ с распределением заданий по статусам» с возможностью просмотра детального списка заданий: