Примеры использования WebAsyst Файлов

Простой документооборот: совместная работа с файлами

Случай: в вашем коллективе несколько человек отвечают за подготовку коммерческих предложений потенциальным клиентам. Александр готовит черновик предложения, Тамара добавляет в черновик спецификацию с точными ценами, Владимир делает окончательную проверку и отправляет предложение клиенту.

Используйте WebAsyst Файлы для организации простого документооборота:

1.Создайте папки, соответствующие различным статусам ваших документов, которые они проходят в процессе обработки. Александр загружает черновик документа, Тамара получает об этом уведомление.

совместная работа с файлами

2. совместная работа с файлами Тамара ставит блокировку на файл, чтобы во время работы с этим файлом его никто не удалил или не перезаписал новой версией.

3. совместная работа с файлами Поработав с файлом, Тамара загружает новую версию, снимает блокировку и перемещает файл в папку «Исходящие». Владимир получает об этом уведомление.

4.Владимир проверяет файл и отправляет его клиенту по электронной почте или распечатывает и отправляет обычной почтой. После чего он перемещает файл в папку «Отправленные» для архивного хранения.

совместная работа с файлами

Преимущества такой организации работы:

каждый сотрудник четко осознает свою роль и знает, что ему делать на данном этапе
вся команда точно знает, какие документы в какой стадии находятся
босс всегда видит общую картину и результативность работы команды

Все документы компании в едином безопасном месте

Создайте корпоративное хранилище документов. Продумайте структуру дерева папок, настройте права доступа сотрудникам.

Воспитайте в коллективе дисциплину и корпоративную культуру отношения к важным файлам — хранить документ всегда в нужной папке, своевременно обновлять — и вы всегда будете иметь быстрый доступ к самой актуальной информации. Вам не придется искать отчет за 1-ый квартал в компьютере бухгалтера и звонить ночью юристу в поисках копии устава компании.

WebAsyst Файлы гарантируют безопасное, строго конфиденциальное хранение файлов. Вы сами настраиваете доступ к документам.

У нас накопилось аж несколько тысяч файлов. Некоторые на компьютере в кафе, другие дома. А еще много файлов было на ноутбуке. Я порой просто не знал где что лежит. Искал, бывало, часами. Столько времени терял. Потом подписался на Вебасист, посидел пару вечеров, придумал структуру хранилища. Короче, создал 4000 с лишним папок! Все файлы туда загрузил — это кстати тоже пару вечеров заняло. Зато теперь вообще без проблем. Все в одном месте. Нахожу файл махом!

Константин Некрасов
Арт-кафе, г. Ивантеевка

Опубликуйте файлы на своем сайте. Пусть качают!

Есть файлы, которыми хотите поделиться с посетителями вашего сайта? А если таких файлов много и новые файлы появляются ежедневно или требуют регулярного обновления?

WebAsyst Файлы предоставляют удобное средство для публикации файлов в интернете. Загрузите файлы в WebAsyst, создайте простой виджет и добавьте две строчки кода виджета в код своей веб-страницы. Все! С этого момента все файлы из данной папки вашего WebAsyst аккаунта будут доступны для просмотра и скачивания с вашей веб-страницы. Добавляйте, редактируйте, удаляйте файлы в вашем WebAsyst аккаунте — все изменения будут автоматически отражаться на странице вашего сайта.

публикация файлов на сайте

Отправляйте по электронной почте ссылки вместо вложений

Если вам необходимо отправить по электронной почте файл большого размера, от 10 Мбайт и более, то имейте ввиду, что многие почтовые сервисы его просто не примут. Иными словами, ваши адресаты не получат файл.

Вместо того, чтобы отправлять файл как вложение, загрузите файл в WebAsyst Файлы и создайте ссылку на этот файл — это действие выполняется с помощью двух щелчков мыши. Затем отправьте эту ссылку по электронной почте. Получатель письма щелкнет по ссылке и скачает файл.

отправляйте ссылки вместо вложений

Такая рассылка файлов особенно удобна, когда вам необходимо отправить файл нескольким получателями или регулярно отправлять один и тот же файл по разным адресам – просто добавляйте ссылку во все письма где это необходимо.

Копии документов: паспорта, свидетельства, доверенности...

Сколько раз вам приходится сканировать и копировать различные документы: паспорт, свидетельство о рождении ребенка, различные доверенности и сертификаты? Что если в это время нет под рукой оригинала, а копия нужна срочно?

Сделайте один раз копии важных документов всех членов семьи, загрузите файлы в ваш WebAsyst-аккаунт — ваши копии будут доступны в любое время и отовсюду. Когда потребовался какой-либо документ, просто зайдите в аккаунт, откройте файл и распечатайте.

копии документов

Часто используемые файлы — на вашей странице iGoogle

Если вы активно пользуетесь персональной страницей iGoogle, разместите на ней виджет (или гаджет, это одно и то же) WebAsyst Онлайн-папка, с помощью которого у вас будут постоянно «под рукой» нужные файлы. Щелчок по названию файла в виджете открывает этот файл. Наверху есть кнопка для быстрого добавления нового файла, а ненужный файл легко удалить.

виджет Online Folder на iGoogle

Резервные копии важных документов

Загружайте время от времени в WebAsyst копии важных файлов с диска вашего компьютера. WebAsyst Файлы сохранят все версии документов и в случае потери данных вы сможете легко восстановить любую из старых версий файла.

Взять работу домой или в дорогу (без флешки)

Собираетесь поработать с документами дома или в командировке? WebAsyst Файлы доступны с любого компьютера, подключенного к интернету.

Спрячьте файл от мамы (или от налоговой)

Не следует хранить секретную информацию на рабочем столе. В вашем WebAsyst-аккаунте она будет в полной недоступности для посторонних — только вы сами или те, кого вы назначите, будут иметь доступ.